Ablauf "Auf dem Weg zur EU-Förderung", Abb. RVR 2015
Ablauf "Auf dem Weg zur EU-Förderung", Abb. RVR 2015

Tipps für die Antragstellung und Umsetzung von EU-Projekten

Die Beantragung und Umsetzung von Projekten bedarf nicht nur kreativer und innovativer Ideen, sondern auch der Kenntnis einiger wichtiger, allgemeiner Aspekte. Sie helfen vor allem „EU-Neulingen" sich zu orientieren.

Die folgende Zusammenstellung ist als erster Einstieg für die Antragstellung und Umsetzung von EU-Projekten gedacht. Sie ist kein Ersatz für persönliche Gespräche mit Fachkolleginnen und Kollegen sowie „Europa-Experten“. In fast jeder Kommune und für fast jedes Vorhaben gibt es Ansprechpersonen, die Unterstützung geben können.

Viele Pflichtinhalte von EU-Anträgen sind immer identisch, egal um welches Förderprogramm es sich handelt. Der zeitliche und personelle Aufwand für eine Kommune bei der Antragstellung kann reduziert werden, wenn einmal abgestimmt für eine gesamte Kommune allen Beschäftigten u. a. folgende Inhalte zugänglich gemacht werden (z. B. über das kommunale Intranet):

  • Umsatzsteuernummer
  • Vertretungsberechtigte/r
  • Textliche Beschreibung der Kommune all­gemein als Kurz- und Langversion jeweils auf Deutsch und Englisch
  • Textliche Beschreibung der Aktivitäten der Kommune im Bereich Wirtschaft, Bildung, Umwelt, Verkehr etc. jeweils auf Deutsch und Englisch
  • Auflistung von bisher geförderten EU-Projekten der Kommune mit Ansprech­personen
  • Beispiele für EU-Anträge
  • Participant Identification Code (PIC)

Folgende Stichpunkte können helfen, die einzelnen Schritte auf dem Weg zu einer EU-Förderung zu strukturieren und anzugehen.

  • „Erst die Idee, dann das Programm“: Im Vordergrund sollte zunächst das Erstel­len einer Projektskizze stehen. Diese ist präzise und deutlich auf die Ziele der Europäischen Union (Strategie Europa 2020 bzw. das jeweilige Politikfeld) und das ausgewählte Förder­programm auszurichten. Dabei sollte vor allem der Innovationsgehalt des Projek­tes durch eine schlüssige und objektive Begründung, das Herausstellen des Neuen an dem Vorhaben, eine eindeuti­ge Zieldefinition sowie der europäische Mehrwert gegenüber dem Ist-Zustand beschrieben werden (wichtig bei Koope­rationsprojekten mit weiteren Beteilig­ten). Erst anschließend folgt die Recherche zu möglichen EU-Förderprogrammen und ihren jeweiligen Förderbedingungen.
  • Informieren in Projektdatenbanken, in de­nen bisher geförderte Projekte beschrie­ben sind (z. B. Best Practice-Projekte).
  • Recherche nach den im konkreten Einzel­fall zuständigen Stellen für Beantragung und Abwicklung von Förderinstrumen­ten, Förderprogrammen und EU-Mitteln sowie frühzeitige Kontaktaufnahme.
  • Gegebenenfalls Überprüfen der Auswahl des Förderprogrammes: Einzelne Schwer­punktsetzungen könnten eventuell bes­ser zu einem anderen Programm passen.
  • Erarbeiten eines schlüssigen Gesamtkon­zeptes: Problembeschreibung, Zielset­zung, Bedarfsanalyse, Lösungsansatz, Vorgehensweise, erwartete Resultate.
  • Erstellen eines exakten Arbeitsplanes bzw. einer Übersicht über das Projektmanagement. Hierzu gehören klare Ziele, definierte Zuständigkeiten (Aufgaben-, Rollen- und Verantwortungsverteilung) mit offener Kommunikation sowie eine detaillierte Termin- und Ablaufplanung mit Teilprojekten und Meilensteinen. Je besser diese Vorbereitung ist, desto leichter kann hinterher die Projektumset­zung sein.
  • Erstellen eines exakten Kostenplanes. Die Projektkosten sollten im Vorfeld der Beantragung von Fördermitteln exakt berechnet werden. Die Budgetübersicht kann z. B. aufgeteilt werden in reine Projektkosten, Personalkosten, Spenden, förderfähige Kosten und Höhe des Zu­schusses. Ausreichende Eigenmittel sind unerlässlich. Eine Vorfinanzierung und Eigenbeteiligung wird von der Europäi­schen Union erwartet; 100 %-Förderun­gen sind selten. Die Höhe der Eigenmittel und deren Darstellung bzw. die Höhe der Kofinanzierung durch die EU ist bei den einzelnen Förderprogrammen sehr unterschiedlich.
  • Erstellen eines Projektantrages, der den inhaltlichen, formalen und qualitativen Kriterien des Förderprogramms bzw. der Ausschreibung entspricht. Es gilt der Grundsatz „Keep it short and simple“.
  • Erläutern bei der Antragstellung, wel­chen Nutzen das geplante Vorhaben der EU leistet bzw. welchen europäischen Mehrwert es erbringt.
  • Jede Frage im Antragsformular voll­ständig beantworten; unterschiedliche Verantwortliche werden später mögli­cherweise nur Teile des Gesamtantrags lesen, was das zahlreiches Wiederholen einzelner Fakten erforderlich machen kann.

Gefördert werden von der Europäischen Union Vorhaben nur dann, wenn Sie einen eindeutig erkennbaren europäischen Mehrwert erbringen. Bei der Antragstellung muss dieser Mehrwert im Vorhinein beschrieben werden, denn darauf basiert später die Prüfung eines jeden Antrags.

Es muss herausgestellt werden, welchen zusätzlichen Nutzen das geplante Vorhaben der EU leistet. Der Nutzen eines Projektes oder einer Maßnahme soll über einen rein nationalen Nutzen hinausgehen. Der Nutzen kann z. B. aus der internationalen Kooperation zwischen den Beteiligten und den hierbei entstehenden Erfahrungen hervorgehen. Indem länderübergreifend Lösungen für gemeinsame Problemstellungen gefunden werden, können alle Beteiligten durch gemeinsame Diskussionen und gegenseitige Unterstützung neue innovative Ergebnisse erzielen, die alleine in der Form nicht zustande gekommen wären.

Der PIC ist eine zentrale Nummer, die eine Organisation zur eindeutigen Identifizierung einmalig für Antragstellungen von Fördergeldern aus EU-Aktionsprogrammen beantragen muss. Er kann dann von derselben Organisation immer wieder verwendet werden. Die Nummer muss von einer „vertretungsberechtigten“ Person beantragt werden. Sie steht anschließend allen Abteilungen/Fachämtern zur Verfügung.

Wichtig ist es, die Nummer frühzeitig und vor der eigentlichen Antragstellung zu beantragen, da die Bearbeitung und Freischaltung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Um bei einer späteren, tatsächlichen Antragstellung schneller voranzukommen, kann ein PIC im Vorfeld auch unabhängig von einer Antragstellung beantragt werden.

Die Beantragung eines PIC erfolgt über das Registrierungsportal der Europäischen Kommission, den sogenannten „EU Login“ (ehemals ECAS / European Commission Authentication Service). Hier können Antragstellende z. B. auch Unterlagen hinterlegen, deren Vorlage für zukünftige Anträge erneut verlangt wird. Abschließend wird ein Participant Identification Code (PIC) erteilt, der dann bei der eigentlichen Antragstellung angegeben werden muss. Bei Förderanträgen mit mehreren Beteiligten müssen alle einzeln diesen Code beantragen.

Nicht für jedes EU-Förderprogramm ist ein PIC erforderlich:

  • Für die Strukturfonds, die über das Land NRW beantragt werden (EFRE, ESF und ELER), sowie für den ESF Bund wird kein PIC benötigt.
  • Auch für die Interreg-Programme, ESPON oder URBACT wird beispielsweise kein PIC benötigt.

Für die Programme Horizont 2020, ERASMUS+ sowie Europa für Bürgerinnen und Bürger ist die Beantragung eines PIC dagegen vorgeschrieben.

Ob ein PIC für ein Programm erforderlich ist oder nicht, ist unter dem Punkt „Wichtig“ den jeweiligen Programmbeschreibungen im EU-Förderleitfaden Ruhr zu entnehmen.
EU-Förderleitfaden Ruhr

Einige Förderprogramme können alleinverantwortlich beantragt werden, für andere müssen Partnerinnen bzw. Partner aus mehreren europäischen Mitgliedstaaten (meistens aus drei Staaten) beteiligt sein. In der Regel lassen sich Mittel aus den Struktur- und Investitionsfonds alleine beantragen, für alle anderen Anträge werden dagegen meistens weitere Beteiligte benötigt. Ob und unter welchen Bedingungen eine Partnerwahl notwendig ist, ist den jeweiligen Beschreibungen der Förderprogramme zu entnehmen.

Wenn Beteiligte aus mehreren europäischen Mitgliedstaaten kooperieren, handelt es sich um transnationale Projekte. Die Wahl und Anzahl der Partnerinnen bzw. Partner ist wichtig. Bei transnationalen Projekten sollten die sachlichen, räumlichen, politischen und interkulturellen Unterschiede (z. B. Deadlines, Kommunikation, Sprache) berücksichtigt werden. Strategisch kann es von Vorteil sein, neue Mitgliedsländer bzw. sogar Beitrittskandidaten einzubinden. Möglicherweise gibt es bereits bestehende transnationale Kontakte z. B. aus Partnerstädten der Metropole Ruhr, die durch ein Projekt neu belebt werden oder als Ausgangspunkt für die Suche nach weiteren Beteiligten dienen können. Manche für das Programm zuständige Anlaufstellen unterstützen auch bei der Suche nach Projektpartnerinnen und -partnern.

Gibt es noch keine Erfahrung mit einem transnationalen Projekt, ist zu empfehlen, sich erst einmal an einem Kooperationsprojekt zu beteiligen, um so von EU-erfahreneren Akteurinnen und Akteuren lernen zu können. Der sogenannte Lead Partner hat die alleinige und komplette Verantwortung gegenüber der Europäischen Kommission und übernimmt somit nicht nur die kompletten finanziellen, sondern auch einen Großteil der organisatorischen Aufgaben.

Die Vorbereitung eines EU-Projektes läuft nicht „nebenbei“. Die Antragstellung kann mehrere Wochen, gegebenenfalls auch mehrere Monate in Anspruch nehmen. Dabei sind einige Aspekte zu beachten.

Bei allen Förderprogrammen bzw. für die Beantragung von Fördergeldern gibt es Stichtage zur Einreichung von Vorhaben (Calls/Aufrufe). Für einzelne Bestandteile eines Förderprogrammes kann eine permanente Beantragung möglich sein, dann gibt es keine Stichtage.

Informationen hierzu werden auf den Programmwebsites veröffentlicht. Um auf dem Laufenden zu bleiben, ist es sinnvoll den Newsletter für das Programm zu abonnieren, welches von Interesse ist. Einen Überblick darüber, wann welche Calls anstehen, geben in der Regel die als Arbeitsprogramme (work programmes) bezeichneten Dokumente. Diese erläutern u. a. die vorrangig geförderten Aktivitäten sowie die eingesetzten Finanzierungsinstrumente und führen die Stichtage zur Einreichung von Vorhaben (Calls) auf. Sie werden bei Bedarf jährlich angepasst.

Bei Projekten mit weiteren Beteiligten hängt der Detailzeitplan darüber hinaus stark von deren Anzahl ab. Je mehr Projektbeteiligte, desto aufwendiger und umfangreicher kann auch die vorbereitende Kommunikation untereinander sein. Wie zeitaufwendig die Antragstellung und Bearbeitung ist, hängt auch davon ab, inwieweit schon Erfahrungen mit europäischen Projekten vorhanden sind.

Sollte der Antrag in englischer Sprache erforderlich sein, ist bei Bedarf mehr Zeit für eine Übersetzung einzuplanen.

Die Zusage für ein Projekt erfolgt in Form eines Zuwendungsbescheides. Dies ist in der Regel ein Verwaltungsakt der bewilligenden Stelle. Er beinhaltet u. a. die genaue Bezeichnung des Vorhabens, die Zuwendungsart und -höhe, den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben sowie den Bewilligungszeitraum. Zwischen dem Abschicken des Förderantrages und der Bewilligung können durchaus mehrere Monate liegen.

Wichtig bei allen Veröffentlichungen über das Projekt (z. B. bei Flyern, Presseartikeln oder Präsentationen) ist, dass die Europäische Union als Fördermittelgeberin sowie die bewilligende Stelle (z. B. das entsprechende Ministerium in dem jeweiligen Bundesland) erwähnt und mit Logo platziert werden. Meistens gibt es hierzu eigene Publizitätsvorschriften.

Darüber hinaus spielt die spätere Verbreitung und Nutzbarmachung der Projektergebnisse („Ergebnisorientierung“) bei vielen EU-Förderprogrammen eine große Rolle. Eine fundierte Verbreitungs- und Nutzungsstrategie fließt häufig zu einem erheblichen Teil in die Bewertung eines Projektantrages ein. Eine gut verbreitete Nutzbarmachung trägt dazu bei, dass auch andere von den eigenen Erfahrungen lernen können und umgekehrt andere Erfahrungen für das eigene Projekt nutzbar sind.

Handbuch für Projektkoordinatorinnen und –koordinatoren: Projektergebnisse verbreiten und nutzen
Relevant für alle Förderprogramme bei denen die Verbreitung und Nutzbarmachung von Projektergebnissen gefordert wird: Beschreibung der wichtigsten Elemente des Verbreitungsprozesses eigener Projektergebnisse bzw. des Nutzens von Projektergebnissen anderer im Bereich der Strategischen Partnerschaften von Erasmus+; zudem: Good-Practice-Beispiele zur Veranschaulichung der Hinweise, Anhang mit Arbeitsvorlagen, Glossar mit wichtigen Begriffen.